Buchhaltung auslagern oder selbst machen?

Kurzantwort: Buchhaltung selbst machen kostet EUR 10–30/Monat (Software), Auslagern EUR 200–800/Monat. Für EPUs mit wenigen Belegen und einfacher E/A-Rechnung lohnt sich die Selbsterledigung. Ab Bilanzierungspflicht oder mehr als 100 Belegen pro Monat ist Auslagern meist wirtschaftlicher.

Was umfasst „Buchhaltung" eigentlich?

Unter Buchhaltung fallen verschiedene Aufgaben, die nicht alle gleich komplex sind:

Laufende Buchführung: Belege erfassen, Bankbewegungen zuordnen, Kassabuch führen
Umsatzsteuervoranmeldung (UVA): Monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt melden
Jahresabschluss: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz zum Jahresende
Steuererklärungen: E1, U1, K1 — je nach Rechtsform
Lohnverrechnung: Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung, Lohnsteuer (falls Mitarbeiter)

Wichtig: Sie können diese Aufgaben auch aufteilen — z.B. die laufende Buchhaltung selbst machen und nur den Jahresabschluss an den Steuerberater übergeben.

Kosten-Vergleich: Selbst vs. Auslagern

Option 1: Komplett selbst machen

Software: EUR 10–30/Monat (ProSaldo, BMD Easy, sevDesk, FreeFinance)
Zeitaufwand: 2–8 Stunden pro Monat (je nach Belegvolumen)
Jahresabschluss selbst: Nur bei E/A-Rechnung realistisch
Gesamtkosten: EUR 120–360 pro Jahr + Ihre Zeit

Option 2: Komplett auslagern

EPU (E/A-Rechnung): EUR 100–300/Monat inkl. Jahresabschluss
GmbH (Bilanzierung): EUR 300–800/Monat inkl. Jahresabschluss
Zeitaufwand: Nur Belege sammeln und übergeben
Gesamtkosten: EUR 1.200–9.600 pro Jahr

Option 3: Hybrid (empfohlen für viele EPUs)

Laufende Buchhaltung selbst mit Software: EUR 10–30/Monat
Jahresabschluss + Steuererklärungen durch Steuerberater: EUR 500–1.500 einmalig pro Jahr
Gesamtkosten: EUR 620–1.860 pro Jahr — der beste Kompromiss aus Kosten und Sicherheit

Wann lohnt sich die Selbsterledigung?

Weniger als 50 Belege pro Monat
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (keine Bilanzierungspflicht)
Keine Mitarbeiter (keine Lohnverrechnung)
Einfache Geschäftsfälle (Dienstleistungen, keine Ware)
Bereitschaft, sich einzuarbeiten und diszipliniert zu buchen

Wann sollten Sie auslagern?

Bilanzierungspflicht (GmbH, Umsatz über EUR 700.000)
Mehr als 100 Belege pro Monat
Mitarbeiter und Lohnverrechnung
Komplexe Geschäftsfälle (Importe, Reverse Charge, Bauleistungen)
Ihre Zeit ist wertvoller als die Steuerberater-Kosten
Sie haben keine Lust auf Buchhaltung — Fehler aus Unlust kosten mehr als der Steuerberater

Beliebte Buchhaltungssoftware in Österreich

Diese Tools sind speziell auf die österreichische Gesetzgebung zugeschnitten:

ProSaldo.net: Marktführer für EPUs, intuitiv, ab EUR 10/Monat
BMD NTCS / BMD Easy: Professionell, auch von Steuerberatern genutzt
sevDesk: Modern, cloud-basiert, guter Belegupload
FreeFinance: Österreichischer Anbieter, E/A-Rechnung und Bilanzierung

Weiterführende Ratgeber

Was kostet ein Steuerberater? — Detaillierte Preisübersicht
Wann brauche ich einen Steuerberater? — Die Grundsatzfrage
Steuerberater wechseln — Falls Sie mit dem aktuellen unzufrieden sind